Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant:

• een door de raad benoemde:

  • •

    accountant met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36 Wet op de het accountantsberoep

  • •

    Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole:

• de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de, door de raad benoemde, accountant van:

  • o

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen,

  • o

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet,

  • o

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken,

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  deelverantwoordinq:

• een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• d.

  Controleprotocol:

• het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening;

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal acht jaar.

• 3.

  De griffie en de ambtelijke ondersteuning van het college bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 4.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectiecriteria, gunningscriteria en per gunningscriterium de weging vast.

• 5.

  De raad stelt voor de uitvoering van de accountantscontrole een controleprotocol vast. Dit protocol vormt de basis voor het verrichten van de accountantscontrole.

• 6.

  Het controleprotocol wordt voor meerdere jaren vastgesteld. Het normenkader dat verbonden is aan het controleprotocol wordt jaarlijks geactualiseerd en ter vaststelling voorgelegd aan de raad.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor 15 juli van het opvolgende jaar aan de raad. Het college draagt er daarbij zorg voor dat de behandeling in de raadscommissie voor deze datum kan plaatsvinden.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 3.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

• 4.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant een managementletter uit aan de directie en het college over zijn bevindingen die niet van bestuurlijke aard zijn.

Artikel 8. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  De "Controleverordening gemeente Leiderdorp 2013", wordt met ingang van 1 januari 2023 ingetrokken met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van de jaarrekeningen tot en met het verslagjaar 2022.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controleverordening gemeente Leiderdorp

2023".