Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant.

• c.

  deelverantwoordinq: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• d.

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal acht jaar.

• 3.

  De griffie en de ambtelijke ondersteuning van het college bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 4.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectiecriteria, gunningscriteria en per gunningscriterium de weging vast.

• 5.

  Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.6. De accountant dient een rapporteringstolerantie voor fouten of onzekerheden te hanteren van €50.000.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a.

    de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor 15 juli van het opvolgende jaar aan de raad. Burgemeester en wethouders dragen er daarbij zorg voor dat de behandeling in de raadscommissie voor deze datum kan plaatsvinden.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant een managementletter uit aan het managementteam en het college over zijn bevindingen die niet van bestuurlijke aard zijn.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  De "Controleverordening gemeente Leiderdorp 2023", wordt ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controleverordening gemeente Leiderdorp2023-II".