Evenement organiseren

Wilt u als particulier, bedrijf of instelling een evenement in de gemeente Leiderdorp organiseren? Bijvoorbeeld een straatbarbecue, buurtfeest of een (muziek)festival? Dan heeft u in de meeste gevallen een evenementenvergunning nodig. In onderstaand stappenplan leest u waarmee u rekening moet houden en wat u moet regelen: voor, tijdens en na het evenement.

1. Idee

Heeft u een idee voor een evenement? De vergunningverlener evenementenvergunningen van de gemeente is uw aanspreekpunt. U kunt uw plannen vooraf al in de ideeënfase met de vergunningverlener doorspreken. Stuur voor contact een e-mail naar info@leiderdorp.nl of bel naar 071 54 58 500.

2. Check de evenementenkalender

Het is verstandig om eerst de evenementenkalender te raadplegen. Hierop staan de evenementen waarvan al bekend is dat ze in het komende jaar plaats gaan vinden.

Reservering evenementenkalender

De Veiligheidsregio wil graag op tijd weten welke evenementen er voor het komende jaar op de agenda staan. Daarom willen wij u vragen om grote, vergunningplichtige evenementen uiterlijk in oktober voor het jaar waarin het evenement plaatsvindt aan ons door te geven. Aanmelden kan door een e-mail te sturen naar info@leiderdorp.nl. LET OP! Na het aanmelden heeft u nog geen aanvraag gedaan voor een evenement.

3. Melding doen of vergunning aanvragen?

Voor een kleinschalig evenement (buurtbarbecue, buurtfeest o.i.d.) zonder bijkomende risico’s is een evenementenvergunning niet nodig. Wel maakt u een melding bij de gemeente.

Voor grootschalige evenementen (braderie, optocht, feest of festival) moet u een evenementenvergunning aanvragen. Denk aan evenementen waarbij:

versterkte muziek klinkt;
een grote tent wordt geplaatst;
waar tegen betaling alcohol wordt geschonken;
waar verkeersregelaars nodig zijn.

Let op, het verlenen van een vergunning is altijd maatwerk. Bij twijfel is het daarom verstandig om contact op te nemen met een APV-vergunningverlener. Stuur daarvoor een e-mail naar info@leiderdorp.nl of bel naar 071 54 58 500.

Extra info klein- en grootschalige evenementen

Organiseert uw bedrijf of vereniging een festiviteit alleen in een gebouw (bijvoorbeeld live muziek of disco) dan maakt u een melding incidentele festiviteiten bij de Omgevingsdienst West Holland (ODWH).

4. Planning en verantwoordelijkheden

Als u een evenement organiseert, zijn er verschillende zaken waarmee u rekening moet houden. Of er gelden specifieke regels waar u aan moet voldoen.

Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en deelnemers.
Denk aan de gezondheid van de bezoekers.
Zoek een passende locatie bij het type evenement.
Het is niet wenselijk dat er meerdere (grote) evenementen op dezelfde dag plaatsvinden.
Na een bepaald tijdstip is versterkte muziek niet meer toegestaan. Dat verschilt per evenement en per dag. Dat vindt u in het evenementenbeleid.
U moet rekening houden met de bereikbaarheid, het maximaal aantal bezoekers, verkeersveiligheid en de toegang voor mindervaliden.
Er zijn regels over het schenken en het gebruiken van alcohol. Met dit formulier kunt u een ontheffing aanvragen voor het schenken van alcohol. Voor de ontheffing op de Alcoholwet betaalt u kosten. Deze vindt u onder het kopje 'Kosten'.
Drugs en lachgas zijn bij elk evenement verboden.
Een evenement kan overlast veroorzaken voor omwonenden. Het is daarom belangrijk om omwonenden tijdig te informeren over uw evenement.

Waar moet u verder rekening mee houden?

Voordat u de evenementenvergunning aanvraagt, regelt u de verschillende zaken en zorgt u dat u de benodigde maatregelen in beeld hebt. De gemeente neemt al deze zaken mee bij het beoordelen van een aanvraag voor de evenementenvergunning. De aanvraagtermijn van een evenement kan in sommige gevallen namelijk wel 16 weken duren. Zorg dus dat u op tijd start met de voorbereidingen, zodat u tijdig een complete aanvraag in kunt dienen. Gebruik de formats van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) voor de juiste gegevens.

Format VRHM veiligheidsplan
Format plattegrondtekening

5. Vooroverleg

De vergunningverlener van de gemeente is tijdens het traject uw aanspreekpunt. U kunt uw plannen vooraf met de vergunningverlener doorspreken. Politie, brandweer, geneeskundige hulpdiensten, de Veiligheidsregio en de Omgevingsdienst adviseren de gemeente bij het beoordelen van een evenementenvergunningaanvraag.

Het is goed mogelijk dat u wordt uitgenodigd voor een vooroverleg met deze partijen. Zo weet u tijdig wat u nog moet regelen of welke aanvullende maatregelen nodig zijn. U kunt zo’n vooroverleg ook zelf aanvragen. Stuur een e-mail naar info@leiderdorp.nl, of bel naar 071 54 58 500.

6. Aanvragen

U maakt een melding of vraagt een vergunning aan met het juiste formulier. Bij de aanvraag omschrijft u om wat voor evenement het gaat, waar het evenement wordt gehouden en welke maatregelen u neemt voor een goed en veilig verloop van het evenement. Bij het aanvraagformulier voegt u diverse bijlagen, zoals een plattegrond van het evenemententerrein.

Hoe doet u een melding (kleinschalig evenement)?

Organiseert u een kleinschalig evenement? Dan moet u dit uiterlijk 10 werkdagen van tevoren bij de gemeente melden. Voor het doen van een melding gebruikt u het meldingsformulier klein evenement.

Hoe vraagt u een vergunning aan (grootschalig evenement)?

Het aanvragen kan via het Aanvraagformulier evenementenvergunning. Bij een A- of B-evenement (zonder risico’s) neemt de gemeente over het algemeen binnen 8 weken een beslissing over het wel of niet verlenen van de evenementenvergunning. Bij een risicovol evenement kan deze termijn oplopen tot 16 weken. Vraag de evenementenvergunning dus op tijd aan.

7. Besluit gemeente

De evenementenvergunningaanvraag en/of de melding wordt gepubliceerd in het Leiderdorps Weekblad. De gemeente legt de aanvraag voor advies voor aan bijvoorbeeld de hulpdiensten. Bij een positief advies verleent de gemeente de evenementenvergunning.

Over het algemeen krijgt u binnen 8 weken na de aanvraag een besluit. Bij een risicovol evenement kan deze termijn 16 weken duren. Vraag de evenementenvergunning dus tijdig aan.

8. Vergunning geregeld

Als de evenementenvergunning verleend is, kan uw evenement plaatsvinden. Tijdens het evenement bent u er als organisator verantwoordelijk voor dat de voorwaarden van de evenementenvergunning en andere geldende regels worden nageleefd. De gemeente vertrouwt erop dat dit gebeurt. Afhankelijk van het type evenement ziet de gemeente erop toe dat de regels worden nageleefd. Er kan met u een afspraak gemaakt worden om het opbouwde evenemententerrein te schouwen voor aanvang van het evenement. Tevens maakt de gemeente in sommige gevallen een afspraak met u om het evenement te evalueren.

Meer informatie

Kosten

Voor een evenementenvergunning betaalt u leges. Leges zijn de kosten die de gemeente maakt om de vergunningaanvraag te behandelen en de vergunning aan u te verstrekken. Hoeveel u betaalt, is afhankelijk van het soort evenement.

Kosten 2024

Type evenement	Prijs
A	Geen leges
B	€ 425,05
C	€ 880,65
Schenken van alcohol tijdens een evenement	€ 65,50

Vrijstelling

Non-profitorganisaties, zoals verenigingen en stichtingen (behalve politieke partijen), hoeven niet altijd leges te betalen.

Evenementenbeleid

Evenementen maken ons dorp aantrekkelijk. Evenementen verbinden bewoners, omwonenden, ondernemers en bezoekers met elkaar en zorgen voor ontspanning. De regels voor het wel of niet verlenen van een vergunning staan in het Evenementenbeleid Leiderdorp.

Extra informatie over veiligheid bij evenementen vindt u op de website van de Veiligheidsregio Hollands Midden.